Cyfrowe zezwolenia pracy. Elektroniczne pozwolenia na prace szczególnie niebezpieczne
Zarządzaj i kontroluj pozwolenia na prace szczególnie niebezpieczne przez aplikację mobilną. Wydawaj i uzupełniaj zezwolenia z poziomu smartfona lub komputera w ciągu kilku minut. Poznaj moduł Zezwolenia Pracy systemu CMMS Simply Mobile, który wprowadzi Twój dział BHP w świat cyfrowego obiegu pozwoleń na prace niebezpieczne.
Pisemne pozwolenia na prace blokują procesy i są zbyt czasochłonne? Czas to zmienić
Zezwolenia na prace niebezpieczne, na wysokościach, w strefach zagrożenia wybuchem czy prace pożarowo-niebezpieczne są fundamentem odpowiedzialnego BHP. Jednak proces ich wydawania wcale nie musi wiązać się z koniecznością drukowania setek formularzy i poświęcania cennych godzin na ich wypełnianie.
Jako pionierzy na rynku połączyliśmy rygorystyczne wymogi BHP z wygodą nowoczesnych technologii. Moduł Zezwoleń Pracy to integralna część systemu CMMS Simply Mobile, która pozwala w 100% zdigitalizować obieg dokumentów.
- Cyfrowa dokumentacja zgodna z wymogami BHP.
- Elektroniczny obieg zezwoleń, bez chodzenia po zakładzie.
- Pełna historia operacji na dokumentach.
Jeden moduł, przynoszący korzyści całej firmie. Zobacz co zyskasz
Elektroniczne wystawianie pozwoleń na prace szczególnie niebezpieczne oraz cyfrowe zarządzanie nimi niesie korzyści nie tylko działom BHP. Na sprawnej i wiarygodnej obsłudze zezwoleń pracy korzystają wszyscy zaangażowani w proces ich wydawania – od wykonawców prac, przez kierownictwo, aż po zarząd firmy. Zamień wykaz prac szczególnie niebezpiecznych, prowadzonych w formie papierowej na rejestr cyfrowy i zyskaj korzyści na różnych szczeblach działania.
Korzyści operacyjne – dla pracowników i zewnętrznych zespołów serwisowych
- Szybsze rozpoczynanie prac – wystawianie pozwolenia za pomocą modułu trwa zaledwie kilka minut i nie wymaga biegania z dokumentami po zakładzie.
- Prostota i wygoda – intuicyjny interfejs ułatwia wypełnianie formularza, powiadomienia push-up przypominają o wymaganym działaniu, a cała dokumentacja mieści się w smartfonie.
- Praca na szablonach – masz powtarzające się prace niebezpieczne? Użyj funkcji „Kopiuj zezwolenie” i wypełnij tylko niezbędne pola, oszczędzając czas.
- Dokumentacja fotograficzna – dodawaj zdjęcia miejsca pracy, sprzętu i innych elementów wymaganych w zezwoleniu bezpośrednio z aparatu telefonu jako załączniki.
- Bezproblemowa autoryzacja i podpisy – zbieraj podpisy pracowników ekip zewnętrznych w łatwy i szybki sposób bez logowania, jak przy odbiorze przesyłki kurierskiej.
Korzyści organizacyjne – dla działów BHP i kierowników
- Wszystkie pozwolenia w jednym miejscu – moduł zastępuje tradycyjne archiwum i rozwiązuje problemy ze zgubionymi dokumentami. Do każdego zezwolenia masz natychmiastowy dostęp w dowolnym miejscu i czasie.
- Pełna kontrola w czasie rzeczywistym – w każdej chwili wiesz dokładnie kto, gdzie i nad czym pracuje. Z modułem Zezwoleń Pracy Simply Mobile zyskujesz pełną transparentność wraz z historią edycji informacji.
- Eliminacja papierowej dokumentacji – wybierając elektroniczny rejestr prac szczególnie niebezpiecznych, usprawnisz przepływ informacji i pozbędziesz się ryzyka utraty dokumentów.
- Brak pomyłek, błędów lub pominiętych akceptacji – konfigurowalny proces akceptacji i warunkowe checklisty nie pozwolą na pominięcie żadnego kroku bezpieczeństwa.
Korzyści ekonomiczne – dla zarządów i dyrekcji zakładów
- Wyższa efektywność pracowników i produkcji (OEE) – skrócenie czasu wystawiania pozwoleń z godzin do minut umożliwia szybsze ukończenie prac i skraca przestoje produkcyjne.
- Oszczędność czasu i pieniędzy – moduł redukuje koszty związane z pomyłkami, błędami i koniecznością wielokrotnego powtarzania tych samych czynności dla wydania zezwolenia. Zmniejsza również koszty przestojów wynikających z niekompletnych lub zagubionych dokumentów.
- Pewność informacji – rejestracja prac szczególnie niebezpiecznych za pomocą naszego cyfrowego narzędzia daje Ci pewność, że wszystkie wprowadzone do systemu dane mają odzwierciedlenie w rzeczywistości.
- Ochrona prawna i finansowa – pełna audytowalność procesu i twarde, nieedytowalne wstecz dane oznaczają mniejsze ryzyko kar. To także niepodważalny argument w negocjacjach o niższe stawki polis z ubezpieczycielami.
- Standaryzacja i skalowalność – jeden system zastępuje setki segregatorów, arkusze Excel, e-maile i inne formy dokumentowania zezwoleń prac niebezpiecznych. Obsługuje dowolną liczbę lokalizacji i zespołów bez dodatkowych kosztów.
Funkcjonalność narzędzia stworzonego z myślą o przemysłowych realiach i działach BHP
Prace szczególnie niebezpieczne wymagają niepodważalnego procesu ich dokumentowania. Dzięki ścisłej integracji z naszym flagowym produktem – systemem CMMS Simply Mobile – moduł Zezwoleń Pracy staje się podstawowym narzędziem dla kierowników i działów BHP, „rozumiejącym” strukturę, zasoby i procesy Twojego zakładu, które wspiera i archiwizuje wydawanie protokołów takich prac.
-
Pełna historia dokumentów i operacji
Wszystkie elektroniczne pozwolenia na prace szczególnie niebezpieczne są wystawiane i trwale archiwizowane w formie cyfrowej. Nie musisz martwić się o miejsce w archiwum. Zawsze masz natychmiastowy dostęp do każdego dokumentu i pełnej historii jego edycji.
-
Elastyczne checklisty i ocena ryzyka
Pytania kontrolne i wymogi (np. środki ochrony indywidualnej, sprzęt) są dopasowane do polityki bezpieczeństwa Twojej firmy. Wykonawcy prac uzupełniają ocenę ryzyka na swoich urządzeniach, odblokowując przejście do kolejnych pytań po udzieleniu odpowiedzi.
-
Szybkie akceptacje i ręczne podpisy
Każdy członek ekipy zewnętrznej lub pracownik zakładu podpisuje się własnoręcznie rysikiem lub palcem bezpośrednio na ekranie tabletu lub smartfona. Podpisy zapisywane są jako pliki JPG i zostają trwale przypisane do cyfrowego dokumentu.
-
Natychmiastowe powiadomienia (push oraz e-mail)
Nikt nie musi dzwonić i pytać czy zezwolenie jest gotowe. System automatycznie powiadamia kierowników obszaru, działy BHP i serwisantów, gdy zostanie wystawione pozwolenie lub wymagana jest stosowna akcja (np. akceptacja).
-
Słowniki firm, miejsc czy osób dzięki integracji
Wybieraj miejsca prac, maszyny i pracowników zdefiniowanych wcześniej w systemie CMMS dzięki listom rozwijanym. Moduł zapisuje również dane zewnętrznych firm i ich pracowników, które możesz dowolnie modyfikować. Ponadto każde zezwolenie możesz powiązać z konkretnym zleceniem produkcyjnym.
-
Autouzupełnianie i wygoda kopiowania danych
Powtarzające się zezwolenia w łatwy sposób powielisz jednym kliknięciem, unikając każdorazowo ponownego wypełniania tych samych danych. Moduł jest wyposażony w funkcję kopiowania, przyspieszającą wystawianie pozwoleń na prace.
Od zgłoszenia do realizacji. Jak przebiega proces wydawania zezwolenia z modułem Zezwoleń Pracy Simply Mobile?
Każde wdrożenie poprzedzamy analizą procesu wydawania pozwoleń na prace niebezpieczne u klienta. Uwzględniając specyfikę Twojej firmy i bazując na naszym doświadczeniu, konfigurujemy proces akceptacji w taki sposób, aby był w pełni dopasowany do polityki bezpieczeństwa Twojej firmy. Dokumentowanie i wydawanie pozwolenia najczęściej przebiega według poniższych kroków.
- 1
Planowanie i zgłoszenie
W systemie CMMS pojawia się potrzeba wykonania pracy niebezpiecznej – przez pracowników własnych lub wymagająca zaangażowania zewnętrznego zespołu serwisowego.
- 2
Definiowanie prac
Kierownik obszaru rozpoczyna proces uzyskania pozwolenia, wypełniając formularz w aplikacji Simply Mobile. Wskazuje miejsce, osoby zaangażowane w prace i określa wymagania.
- 3
Ocena ryzyka
Następnie wykonawca prac uzupełnia ocenę ryzyka, uzyskując dostęp do zgłoszenia poprzez bezpieczny link. Wypełnia checklistę i składa cyfrowe podpisy całego zespołu na ekranie smartfona lub tabletu.
- 4
Weryfikacja
Następuje weryfikacja wprowadzonych informacji i akceptacja wydawana przez kierownika obszaru. Wniosek automatycznie przekazywany jest do działu BHP, który przeprowadza własną weryfikację i wydaje lub odrzuca zezwolenie (komentując odmowę).
- 5
Zamknięcie i archiwizacja
Po zakończeniu prac niebezpiecznych następuje ich odbiór. Wydane zezwolenie zostaje zamknięte, a jego nienaruszalna historia edycji jest zapisywana w bazie danych systemu CMMS.
Wznieś standardy BHP na wyższy poziom. Oszczędzaj czas i zyskaj pewność posiadanych informacji
Nie trać czasu na papierową dokumentację. Zautomatyzuj proces wydawania pozwoleń na prace szczególnie niebezpieczne dzięki modułowi Zezwolenia Pracy Simply Mobile. Dostosujemy jego funkcjonalności i działanie do rzeczywistych procedur Twojego zakładu.
Zwiększ bezpieczeństwo pracowników, skróć przestoje i zadbaj o interes firmy dzięki niepodważalnym danym
Umów bezpłatną prezentację modułu
Umów się na krótką, niezobowiązującą prezentację online! Pokażemy Ci jak nasz moduł usprawni funkcjonowanie Twojego zakładu. Wypełnij formularz.
Najczęściej zadawane pytania o elektroniczne pozwolenia na prace szczególnie niebezpieczne
- Czy pozwolenia na prace szczególnie niebezpieczne mogą być wystawiane i archiwizowane w formie elektronicznej?
Tak, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy i wymogami BHP, dokumentowanie zezwoleń prac niebezpiecznych może odbywać się cyfrowo. Kluczowe jest zapewnienie rzetelności danych, autoryzacji osób zaangażowanych oraz trwałego dostępu do dokumentacji. Moduł Zezwolenia Pracy w Simply Mobile gwarantuje pełną audytowalność, brak możliwości edycji wstecznej oraz elektroniczne podpisy, co w pełni zastępuje tradycyjny, papierowy obieg dokumentów.
- Jak zewnętrzna firma serwisowa podpisuje elektroniczne zezwolenie na pracę, jeśli nie ma konta w Waszym systemie?
Zaprojektowaliśmy moduł tak, aby maksymalnie ułatwić pracę z firmami zewnętrznymi. Pracownicy serwisów nie muszą zakładać kont, ani logować się do aplikacji. Podpisują się na ekranie smartfona lub tabletu kierownika (rysikiem lub palcem) – dokładnie tak, jak przy odbiorze przesyłki od kuriera. Ich podpis jest natychmiast zapisywany w formie pliku graficznego i trwale podpinany pod cyfrowe zezwolenie.
- Co w przypadku kontroli (np. PIP)? Czy cyfrowy rejestr prac szczególnie niebezpiecznych jest wystarczający?
Tak. Z punktu widzenia audytorów, cyfrowy system jest często bardziej wiarygodny niż papier, ponieważ rejestruje dokładny czas każdej operacji i eliminuje ryzyko zagubienia dokumentu lub dopisywania danych po fakcie. Ponadto, w każdej chwili możesz jednym kliknięciem wygenerować z systemu dokument PDF, który przypomina tradycyjny wzór pozwolenie na prace niebezpieczne i jest gotowy do wydruku lub wysłania mailem.
- Czy w aplikacji możemy odwzorować nasz własny protokół prac szczególnie niebezpiecznych i specyficzne formularze?
Oczywiście. Wiemy, że każdy zakład ma swoją unikalną specyfikę. Podczas wdrożenia systemu nie zmuszamy Cię do zmiany nawyków. Analizujemy Twój dotychczasowy proces oraz wykaz prac szczególnie niebezpiecznych i na tej podstawie konfigurujemy elastyczne checklisty, pytania kontrolne (w tym warunkowe przejścia do kolejnych kroków) oraz ścieżki akceptacji w module. System odzwierciedla Twoje procedury w wersji cyfrowej w 100%.
- Czy moduł Zezwolenia Pracy działa jako niezależna aplikacja, czy wymaga wdrożenia całego systemu CMMS?
Moduł jest integralną częścią systemu CMMS Simply Mobile i w takiej formie dostarcza największą wartość. Dzięki głębokiej integracji może automatycznie pobierać dane ze słowników systemu (np. struktura zakładu, wykaz maszyn, lista pracowników i kierowników). Dzięki temu możesz również powiązać konkretne prace niebezpieczne ze zleceniami produkcyjnymi, co znacznie przyspiesza procesowanie i daje pełen obraz sytuacji w zakładzie.