Digitale Arbeitsfreigaben. Elektronische Erlaubnisscheine für Hochrisikoarbeiten
Verwalten und kontrollieren Sie Erlaubnisscheine für Hochrisikoarbeiten direkt aus einer mobilen App. Stellen Sie Freigaben in wenigen Minuten am Smartphone oder Computer aus und schließen Sie sie ebenso schnell ab. Entdecken Sie das Modul Arbeitsfreigaben des Simply Mobile CMMS, das Ihre Arbeitssicherheitsabteilung in die Welt digitaler Freigabeprozesse für Gefahrenarbeiten führt.
Bremsen schriftliche Arbeitsfreigaben Ihre Prozesse aus und kosten zu viel Zeit? Zeit, das zu ändern
Erlaubnisscheine für Gefahrenarbeiten, Höhenarbeiten, Arbeiten in explosionsgefährdeten Bereichen und Heißarbeiten sind die Grundlage einer verantwortungsvollen Arbeitssicherheit. Doch ihre Ausstellung muss nicht bedeuten, Hunderte von Formularen zu drucken und wertvolle Stunden mit deren Ausfüllen zu verbringen.
Als Marktpioniere haben wir strenge Arbeitssicherheitsanforderungen mit dem Komfort moderner Technologie verbunden. Das Modul Arbeitsfreigaben ist ein integraler Bestandteil des Simply Mobile CMMS und ermöglicht es Ihnen, 100 % des Dokumentenflusses zu digitalisieren.
- Digitale Dokumentation gemäß den Arbeitssicherheitsanforderungen.
- Elektronischer Freigabeprozess, ohne Dokumente durch den Betrieb tragen zu müssen.
- Vollständige Historie aller Dokumentenvorgänge.
Ein Modul, von dem das gesamte Unternehmen profitiert. Sehen Sie, was Sie gewinnen
Die elektronische Ausstellung von Erlaubnisscheinen für Hochrisikoarbeiten und deren digitale Verwaltung bringen nicht nur Arbeitssicherheitsabteilungen Vorteile. Alle am Freigabeprozess Beteiligten profitieren von einer effizienten und zuverlässigen Bearbeitung der Arbeitsfreigaben: Auftragnehmer, Management und Unternehmensleitung. Ersetzen Sie das papierbasierte Register für Hochrisikoarbeiten durch ein digitales Register und gewinnen Sie Vorteile auf verschiedenen Ebenen Ihrer Organisation.
Operative Vorteile – für Mitarbeiter und externe Serviceteams
- Schnellerer Arbeitsbeginn – die Ausstellung einer Freigabe mit dem Modul dauert nur wenige Minuten und erfordert kein Herumtragen von Dokumenten durch den Betrieb.
- Einfachheit und Komfort – eine intuitive Oberfläche erleichtert das Ausfüllen der Formulare, Push-Benachrichtigungen erinnern an erforderliche Aktionen, und die gesamte Dokumentation passt in ein Smartphone.
- Vorlagenbasiertes Arbeiten – wiederkehrende Gefahrenarbeiten? Nutzen Sie die Funktion „Freigabe kopieren“ und füllen Sie nur die notwendigen Felder aus, um Zeit zu sparen.
- Fotodokumentation – fügen Sie Fotos des Arbeitsplatzes, der Anlagen und anderer freigaberelevanter Elemente direkt mit der Smartphone-Kamera als Anhang hinzu.
- Einfache Autorisierung und Unterschriften – holen Sie Unterschriften externer Teammitglieder schnell und unkompliziert ein, ganz ohne Anmeldung – genauso wie beim Bestätigen einer Kurierlieferung.
Organisatorische Vorteile – für Arbeitssicherheitsabteilungen und Manager
- Alle Freigaben an einem Ort – das Modul ersetzt das traditionelle Archiv und löst das Problem verlorener Dokumente. Sie haben jederzeit und von überall sofortigen Zugriff auf jede Freigabe.
- Kontrolle in Echtzeit – Sie wissen jederzeit genau, wer wo und woran arbeitet. Mit dem Simply Mobile Modul Arbeitsfreigaben erhalten Sie volle Transparenz samt Bearbeitungshistorie.
- Papierlose Dokumentation – durch ein elektronisches Register für Hochrisikoarbeiten verbessern Sie den Informationsfluss und beseitigen das Risiko verlorener Dokumente.
- Keine Versäumnisse, Fehler oder ausgelassenen Freigaben – ein konfigurierbarer Genehmigungsprozess und bedingte Checklisten verhindern, dass ein Sicherheitsschritt übersprungen wird.
Wirtschaftliche Vorteile – für Vorstände und Werksleiter
- Höhere Mitarbeiter- und Produktionseffizienz (OEE) – die Verkürzung der Freigabeausstellung von Stunden auf Minuten ermöglicht einen schnelleren Arbeitsabschluss und reduziert Produktionsausfallzeiten.
- Zeit- und Kostenersparnis – das Modul senkt die Kosten durch Versäumnisse, Fehler und das wiederholte Ausführen derselben Schritte zur Freigabeausstellung. Es reduziert außerdem Ausfallzeitkosten durch unvollständige oder verlorene Dokumente.
- Informationssicherheit – die Erfassung von Hochrisikoarbeiten mit unserem digitalen Werkzeug gibt Ihnen die Gewissheit, dass alle ins System eingegebenen Daten der Realität entsprechen.
- Rechtlicher und finanzieller Schutz – die vollständige Nachvollziehbarkeit des Prozesses und manipulationssichere, nicht nachträglich editierbare Daten bedeuten ein geringeres Strafrisiko. Das ist zudem ein starkes Argument bei der Verhandlung niedrigerer Versicherungsprämien.
- Standardisierung und Skalierbarkeit – ein System ersetzt Hunderte von Ordnern, Excel-Tabellen, E-Mails und anderen Formen der Dokumentation von Gefahrenarbeitsfreigaben. Es unterstützt beliebig viele Standorte und Teams ohne zusätzliche Kosten.
Funktionalität für die industrielle Realität und Arbeitssicherheitsabteilungen
Hochrisikoarbeiten erfordern einen unanfechtbaren Dokumentationsprozess. Dank der engen Integration mit unserem Flaggschiffprodukt, dem Simply Mobile CMMS, wird das Modul Arbeitsfreigaben zu einem zentralen Werkzeug für Manager und Arbeitssicherheitsabteilungen: Es kennt Ihre Betriebsstruktur, Ihre Anlagen und Ihre Prozesse und unterstützt sowie archiviert die Ausstellung solcher Arbeitsprotokolle.
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Vollständige Dokumenten- und Vorgangshistorie
Alle elektronischen Erlaubnisscheine für Hochrisikoarbeiten werden in digitaler Form ausgestellt und dauerhaft archiviert. Sie müssen sich keine Gedanken über Archivplatz machen. Sie haben jederzeit sofortigen Zugriff auf jedes Dokument und seine vollständige Bearbeitungshistorie.
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Flexible Checklisten und Gefährdungsbeurteilung
Kontrollfragen und Anforderungen, etwa zu PSA oder Ausrüstung, werden an die Sicherheitsrichtlinie Ihres Unternehmens angepasst. Die Arbeitsausführenden erstellen die Gefährdungsbeurteilung auf ihren eigenen Geräten und schalten nach jeder Antwort die folgenden Fragen frei.
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Schnelle Genehmigungen und handschriftliche Unterschriften
Jedes externe Crew-Mitglied oder jeder Werksmitarbeiter unterschreibt handschriftlich mit Stift oder Finger direkt auf dem Bildschirm eines Tablets oder Smartphones. Die Unterschriften werden als JPG-Dateien gespeichert und dauerhaft dem digitalen Dokument zugeordnet.
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Sofortige Benachrichtigungen (Push und E-Mail)
Niemand muss anrufen und nachfragen, ob eine Freigabe fertig ist. Das System benachrichtigt Bereichsleiter, Arbeitssicherheitsabteilungen und Servicetechniker automatisch, wenn eine Freigabe ausgestellt wird oder eine entsprechende Aktion erforderlich ist, etwa eine Genehmigung.
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Firmen-, Standort- und Personenverzeichnisse durch Integration
Wählen Sie Arbeitsorte, Maschinen und Mitarbeiter, die zuvor im CMMS definiert wurden, aus Dropdown-Listen aus. Das Modul speichert außerdem Daten zu externen Firmen und deren Mitarbeitern, die Sie frei anpassen können. Jede Freigabe kann zudem mit einem bestimmten Produktionsauftrag verknüpft werden.
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Automatisches Ausfüllen und einfaches Kopieren von Daten
Wiederkehrende Freigaben lassen sich mit einem Klick duplizieren, sodass dieselben Daten nicht jedes Mal erneut eingegeben werden müssen. Das Modul verfügt über eine Kopierfunktion, die das Ausstellen von Arbeitsfreigaben beschleunigt.
Vom Antrag bis zur Ausführung. Wie funktioniert die Freigabeausstellung mit dem Simply Mobile Modul Arbeitsfreigaben?
Jede Implementierung beginnt mit einer Analyse des Freigabeprozesses für Gefahrenarbeiten beim Kunden. Unter Berücksichtigung der Besonderheiten Ihres Unternehmens und gestützt auf unsere Erfahrung konfigurieren wir den Genehmigungsprozess so, dass er Ihrer Sicherheitsrichtlinie vollständig entspricht. Dokumentation und Freigabeausstellung folgen in der Regel den unten beschriebenen Schritten.
- 1
Planung und Antrag
Im CMMS entsteht der Bedarf, eine Gefahrenarbeit durchzuführen – entweder durch Ihre eigenen Mitarbeiter oder unter Einsatz eines externen Serviceteams.
- 2
Arbeitsdefinition
Der Bereichsleiter startet den Freigabeprozess, indem er ein Formular in der Simply Mobile App ausfüllt. Dabei gibt er den Ort, die an der Arbeit beteiligten Personen und die Anforderungen an.
- 3
Gefährdungsbeurteilung
Anschließend erstellt der Arbeitsausführende die Gefährdungsbeurteilung, indem er über einen sicheren Link auf den Antrag zugreift. Er füllt die Checkliste aus und sammelt die digitalen Unterschriften des gesamten Teams auf dem Bildschirm eines Smartphones oder Tablets.
- 4
Verifizierung
Die eingegebenen Informationen werden vom Bereichsleiter geprüft und genehmigt. Der Antrag wird automatisch an die Arbeitssicherheitsabteilung weitergeleitet, die ihre eigene Prüfung durchführt und die Freigabe erteilt oder ablehnt – im Fall einer Ablehnung mit einem Kommentar.
- 5
Abschluss und Archivierung
Nach Abschluss der Gefahrenarbeit wird diese abgenommen und beendet. Die ausgestellte Freigabe wird geschlossen, und ihre unveränderliche Bearbeitungshistorie wird in der CMMS-Datenbank gespeichert.
Heben Sie Ihre Arbeitssicherheitsstandards auf ein höheres Niveau. Sparen Sie Zeit und vertrauen Sie Ihren Daten
Verschwenden Sie keine Zeit mit Papierdokumentation. Automatisieren Sie den Prozess der Ausstellung von Erlaubnisscheinen für Hochrisikoarbeiten mit dem Simply Mobile Modul Arbeitsfreigaben. Wir passen seine Funktionalität und Arbeitsweise an die realen Abläufe in Ihrem Betrieb an.
Erhöhen Sie die Mitarbeitersicherheit, reduzieren Sie Ausfallzeiten und schützen Sie die Interessen des Unternehmens mit unanfechtbaren Daten
Kostenlose Modulpräsentation buchen
Buchen Sie eine kurze, unverbindliche Online-Präsentation. Wir zeigen Ihnen, wie unser Modul die Abläufe in Ihrem Betrieb verbessern kann. Füllen Sie das Formular aus.
Häufig gestellte Fragen zu elektronischen Erlaubnisscheinen für Hochrisikoarbeiten
- Können Erlaubnisscheine für Hochrisikoarbeiten elektronisch ausgestellt und archiviert werden?
Ja. Nach geltendem Arbeitsrecht und den Arbeitssicherheitsanforderungen kann die Dokumentation von Erlaubnisscheinen für Gefahrenarbeiten digital erfolgen. Entscheidend ist, die Datenintegrität, die Autorisierung aller Beteiligten und den dauerhaften Zugriff auf die Dokumentation sicherzustellen. Das Modul Arbeitsfreigaben in Simply Mobile garantiert volle Nachvollziehbarkeit, keine nachträgliche Bearbeitung und elektronische Unterschriften und ersetzt damit den traditionellen papierbasierten Dokumentenfluss vollständig.
- Wie unterschreibt ein externes Serviceunternehmen einen elektronischen Arbeitserlaubnisschein, wenn es kein Konto in Ihrem System hat?
Wir haben das Modul so konzipiert, dass die Zusammenarbeit mit externen Unternehmen so einfach wie möglich ist. Servicetechniker müssen keine Konten anlegen oder sich in der App anmelden. Sie unterschreiben auf dem Bildschirm des Smartphones oder Tablets des Aufsehers (mit Stift oder Finger) – genauso wie beim Unterschreiben einer Kurierlieferung. Ihre Unterschrift wird sofort als Bilddatei gespeichert und dauerhaft dem digitalen Erlaubnisschein angehängt.
- Was ist mit einer Kontrolle (z. B. durch die staatliche Arbeitsinspektion, PIP)? Reicht ein digitales Register für Hochrisikoarbeiten aus?
Ja. Aus Sicht eines Prüfers ist ein digitales System oft glaubwürdiger als Papier, weil es den genauen Zeitpunkt jedes Vorgangs erfasst und das Risiko eines verlorenen Dokuments oder nachträglich hinzugefügter Daten ausschließt. Außerdem können Sie jederzeit mit einem einzigen Klick ein PDF aus dem System generieren – eines, das einer traditionellen Vorlage für Gefahrenarbeitsfreigaben ähnelt und druck- oder versandfertig ist.
- Können wir unser eigenes Protokoll für Hochrisikoarbeiten und spezifische Formulare in der App nachbilden?
Selbstverständlich. Wir wissen, dass jeder Betrieb seine eigenen Besonderheiten hat. Während der Implementierung zwingen wir Sie nicht, Ihre Gewohnheiten zu ändern. Wir analysieren Ihren aktuellen Prozess und Ihre Liste der Hochrisikoarbeiten und konfigurieren auf dieser Grundlage flexible Checklisten, Kontrollfragen (einschließlich der bedingten Weiterleitung zu den folgenden Schritten) und Genehmigungspfade im Modul. Das System bildet Ihre Verfahren zu 100 % digital ab.
- Funktioniert das Modul Arbeitsfreigaben als eigenständige App oder erfordert es die Einführung des gesamten CMMS?
Das Modul ist ein integraler Bestandteil des Simply Mobile CMMS und entfaltet in dieser Form den größten Nutzen. Dank der tiefen Integration kann es Daten automatisch aus den Verzeichnissen des Systems übernehmen (z. B. Betriebsstruktur, Maschinenliste, Liste der Mitarbeiter und Aufseher). Dadurch können Sie zudem bestimmte Gefahrenarbeiten mit Produktionsaufträgen verknüpfen, was die Bearbeitung erheblich beschleunigt und ein vollständiges Bild der Situation im Betrieb liefert.
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